اسناد زیادی در تجارت‌های بین‌المللی مورد استفاده قرار می‌گیرد. هر یک از این اسناد برای هدفهای مختلفی کاربرد داشته و طبق قوانین باید بین طرف خریدار و فروشنده یا شرکت حمل‌کننده کالاها تنظیم شود. LOA یکی از این اسناد است که بین خریدار و شخص ثالث به‌عنوان توافقنامه ثبت می‌شود. با توجه به اینکه واردات و صادرات کالاها کار تخصصی بوده و پیچیدگی‌های خاص خود را دارد، بسیاری از افراد ترجیح می‌دهند تا آن را به یک شخص کاربلد بسپارند. انتقال مسئولیت به شخص دیگر در تجارت بین‌المللی نیازمند قوانین خاصی است که یکی از آنها LOA بوده و در ادامه بیشتر درمورد آن سخن خواهیم گفت.
LOA به چه معناست؟
LOA مخفف واژه Letter of Authority و به معنای اختیارنامه است. LOA در واقع یک سند قانونی است که بر اساس آن خریدار به شخص ثالث اجازه می‌دهد تا از طرف خود با فروشندگان در ارتباط باشد. در LOA وظایفی که شخص ثالث باید انجام دهد مشخص شده و به توافق دو طرف می‌رسد.
اگرچه برای انجام تجارت حضور شما بسیار مهم است اما در عین حال به دلیل عدم آشنایی، نداشتن زمان کافی و عدم اطلاع از قیمت‌های درست و کیفیت کالاها بهتر است تا از شخص دیگری کمک گرفته شود. به همین دلیل است که بسیاری از کسب و کارها این مسئولیت را به واسطه‌ای واگذار می‌کنند تا بتواند این کار را برای آنها انجام دهد.
سند LOA چه اختیاراتی را به شخص ثالث می‌دهد؟
در سند LOA به شخص ثالث اختیاراتی مختلفی داده می‌شود تا به‌واسطه آن بتواند به روند معامله کمک کرده و باعث سودآوری بیشتر و کاهش ریسک شود. به‌موجب این سند اختیارات زیر به شخص ثالث داده می‌شود:
- درخواست اطلاعات تاریخی: با استفاده از سند اختیارنامه کارگزار یا همان شخص ثالث می‌تواند درمورد جزئیات و تاریخ شروع و انقضای معامله از فروشنده اطلاعات لازم را کسب کند.
- پیدا کردن معامله بهتر: به‌موجب سند LOA کارگزار می‌تواند قیمت‌های مختلفی که تأمین‌کنندگان ارائه می‌دهند را بررسی کرده و بر این اساس بهترین معامله را پیدا کند.
- تغییر تأمین‌کننده: در مواردی ممکن است شرایط تأمین‌کننده برای معامله مناسب نباشد بنابراین کارگزار می‌تواند تأمین‌کننده بهتری پیدا کرده و ثبت سفارش را با آن انجام دهد.
- رسیدگی به درخواست‌های تأمین‌کننده فعلی: کارگزاران از طرف شما می‌توانند به تقاضای تأمین‌کننده درمورد صورت‌حساب‌ها یا شرایط معامله صحبت کرده و کارگزار درخواست‌های آن را برآورده کند.
- سازماندهی قرار ملاقات: کارگزار می‌تواند هرگونه قرار برای توافق در شرایط یا ارائه خدمات اضافی را بدون نیاز به حضور شما سازماندهی کند.
اجزای LOA شامل چه مواردی می‌شود؟
اجزای یک LOA معمولاً عبارت‌اند از:
- شناسایی طرفین: نام اشخاصی که قرارداد را منعقد می‌کنند.
- محدوده قرارداد: تجارتی که انجام می‌شود.
- شرایط: هرگونه پیش‌نیاز یا تعهدی که باید رعایت شود.
- اعتبار: بازه زمانی که در طی آن LOA قابل اجرا است.
- جزئیات امنیتی و الزام‌آور: بندهایی که قابلیت اجرای LOA را تضمین کرده و موارد قانونی را در آن ذکر می‌کند.
سند اختیارنامه یا LOA چه مدت اعتبار دارد؟
به طور معمول سند اختیارنامه یا LOA به مدت 12 ماه اعتبار دارد. با این حال میتوان مدت این همکاری را کمتر در نظر گرفت البته به این شرط که این مدت در سند به روشنی قید شود. علاوه بر این درصورتیکه سند LOA منقضی شد لازم است تا سند جدیدی امضا شود.
چه کسی می‌تواند LOA را امضا کند؟
با توجه به اینکه LOA یک سند قانونی بوده و مجوزی است که از طرف شما به شخص دیگر داده می‌شود لازم است تا امضای شما روی آن قید شود. همچنین اگر این سند از طرف شرکت یا هر کسب و کار دیگری است باید توسط مالک کسب و کار یا مدیر شرکت امضا شود.
چه کسی LOA را می‌نویسد؟
به طور کلی نیازی نیست که شما سند LOA را بنویسید زیرا معمولاً کارگزار این سند را از پیش آماده کرده و برای شما ارسال می‌کند. شما با مطالعه این سند می‌توانید آن را امضا کنید، البته دقت داشته باشید که باید همه بندهای ذکر شده در سند را خوانده و تأیید کنید. درصورتیکه با هر بند سند موافق نیستید می‌توانید درخواست دهید تا آن را حذف کنند. علاوه بر این شما می‌توانید این سند را شخصاً تنظیم کنید.
در نوشتن LOA باید چه مواردی رعایت شود؟
اگر قصد خودتان سند LOA را بنویسید لازم است تا به برخی نکات و موارد دقت داشته باشید. به همین منظور در زیر نحوه نوشتن این سند بیان شده است.
1. نام، تاریخ، آدرس
با توجه به اینکه این یک نامه موافقت‌نامه است، باید اطمینان حاصل کنید که مانند یک نامه تنظیم شده است. نام و آدرس مشتری شما باید در بالای صفحه باشد، همچنین تاریخ ارسال نامه خود را در آن قید کنید. در انتهای سند جایی برای امضای کارگزار قرار دهید.
2. مقدمه
پاراگراف آغازین باید به معامله و پیشینه نامه ارسالی اشاره کند. سپس باید شرایط و ضوابط را در نوشتن آن رعایت کنید. سعی کنید جمله‌بندی‌ها را کامل و ساده بنویسید تا فهم آن برای کارگزار نیز آسان باشد.
3. تعهدات
شما باید تعهدات هر یک از طرفین را شرح دهید.
4. قیمت و شرایط پرداخت
در سند باید مشخص کنید که شما چگونه می‌خواهید با کارگزار تسویه کنید. علاوه بر این تسویه شما بر چه اساس است، یعنی قصد دارید به ازای درصد سود با آن توافق کنید یا هزینه ثابتی را در نظر گرفته‌اید.
5. اطلاعات محرمانه
معامله ممکن است مورد خاصی نداشته باشد، اما در این فرآیند هر دو طرف می‌توانند از اطلاعات محرمانه مطلع شوند.
6. مدت زمان اعتبار سند
شما باید مشخص کنید که سند اختیارنامه برای چه مدت اعتبار دارد. درصورتیکه نمی‌دانید معامله تا چه مدت انجام می‌شود باید نحوه فسخ آن را مشخص کنید.
7. مسئول ضرر و زیان‌ها
با وجود همه موارد ممکن است در روند معامله ضرر و زیانی ایجاد شود؛ بنابراین باید در سند مسئول ضرر و زیان احتمالی مشخص شود تا حقوق دو طرف محفوظ بماند.
8. حفاظت از اطلاعات
در این سند باید قید گردد که جزئیات معامله نزد کارگزار محفوظ بوده و هرگونه درز اطلاعات منجر به اعمال قضایی دارد.
پس از امضای سند اختیارنامه چه اتفاقی می‌افتد؟
بعد از این سند اختیارنامه تنظیم شد و مورد توافق شما و کارگزار قرار گرفت، کارگزار می‌تواند در اسرع وقت فعالیت خود را شروع کند. در واقع تاریخ شروع کار همان تاریخ امضای دو طرف است؛ بنابراین نیاز نیست تا برای شروع کار کارگزار اقدامات دیگری انجام شود.
سخن آخر و نتیجه‌گیری
برای انجام امور واردات و صادرات میتوان از کارگزاران کمک گرفت. کارگزاران با تجربه‌ای که در این زمینه دارند می‌توانند در روند تجارت بین‌المللی کمک شایانی به شما کنند. برای استفاده از خدمات کارگزاران باید سندی قانونی نوشته شود که تحت عنوان LOAشناخته می‌شود. LOA در واقع سند اختیارنامه است که برای نوشتن آن باید قواعدی رعایت شود که در متن به طور کلی درمورد آن سخن گفته شده است.
بدون دیدگاه