پروفرما یا پیش فاکتور یکی از اصطلاحات رایج در واردات و صادرات است که ممکن است تاکنون به گوشتان خورده باشد. به طور کلی برای واردات کالا نیاز است تا برخی اسناد و مدارک تهیه شده و در ادامه روند از آن استفاده شود. برخی از این اسناد برای ترخیص کالاها از گمرک ضروری بوده و بدون وجود آنها امکان ترخیص کالا وجود ندارد. یکی از این اسناد مهم و کاربردی پروفرما است. در ادامه این مطلب ما بررسی می‌کنیم که این سند چیست و در تجارت چه کاربردی دارد.
پروفرما چیست؟
پروفرما یا پیش فاکتور سندی است که واردکنندگان کالا به منظور انجام مراحل واردات آن را از فروشنده تقاضا می‌کنند. در این سند اطلاعاتی چون کالای خریداری شده، تعداد کالا، جنس کالا، شرایط پرداخت هزینه، قیمت هر واحد کالا، هزینه کل، زمان تحویل کالا و… قید می‌شود. این سند توسط فروشنده کالا صادر می‌شود لیست خرید واردکننده یا خریدار در آن به طور واضح مشخص شده است.
کاربرد پروفرما چیست؟
پروفرما برای انجام مراحل مربوط به واردات کالاها مورد استفاده قرار می‌گیرد. واردکننده کالاها از این سند به منظور ارزیابی شرایط فروشنده، دریافت مجوزهای مورد نیاز برای واردات، برآورد هزینه‌های نهایی واردات و تخصیص ارز استفاده می‌کند. به طور کلی این سند یکی از مدارک اصلی برای واردات است و واردکننده موظف به تهیه و ارائه آن به نهادهای ذی‌ربط در کشور خواهد بود.
در پروفرما چه مواردی قید می‌شود؟
پیش فاکتور به طور کلی یک شکل واحد ندارد و بسته به توافق بین واردکننده و صادرکننده کالا هر نوع اطلاعاتی ممکن است در آن قید شود. پروفرماها به‌صورت عمومی شامل موارد زیر هستند:
- شماره و تاریخ پروفرما
- نام و آدرس کامل خریدار
- نام و آدرس کامل فروشنده
- تعداد دقیق کالاها
- مقدار و وزن خالص و ناخالص کالاها
- شماره تعرفه گمرکی کالا
- مبلغ پیش فاکتور با قید نوع ارز
- هزینه بسته‌بندی
- هزینه حمل کالا
- مهلت اعتبار
- مبدأ کالا
- مقصد نهایی کالا
- نحوه خرید طبق اینکوترمز (EXW,FCA,FAS,FOB,CFR,CIF)
- زمان تحویل کالا
- دفعات (PARTIAL SHIPMENT)
- نحوه پرداخت وجه حواله
- بازرسی بین‌المللی کالا
- خدمات پس از فروش یا آموزش‌های لازم
- ضمانت‌نامه مربوط به حسن انجام کار و بیان مبلغ آن
- لیست بسته‌بندی
- شرایط گواهی مبدأ
- هزینه تخلیه کالا
نحوه صدور پیش فاکتور به چه صورت است؟
برای صدور پیش فاکتور نیاز به وجود شرایط خاصی نیست. بلکه شما می‌توانید با ذکر شرایط دقیق خود و انجام توافقات با فروشنده درمورد شرایط فروش، حمل کالا، نوع کالا، تعداد کالا و مواردی از این دست اقدام به تهیه پروفرما کنید. این پیش فاکتور از جانب فروشنده ارائه شده و نیاز به هیچ‌گونه مجوزی ندارد. برای این کار تنها لازم است تا درمورد قوانین پرداخت هزینه‌ها و حمل کالاها در دو کشور اطلاعاتی داشته و بر همین اساس پیش فاکتور مربوطه را تهیه نمایید.
استفاده از پیش فاکتور چه مزایایی دارد؟
همان‌طور که گفته شد پیش فاکتورها یکی از اسنادی هستند که به خریداران برای بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی هزینه‌های واردات کمک می‌کنند. این سند مزایای دیگری نیز دارد که در زیر بیان خواهیم کرد.
- تخمین هزینه‌های خرید کالا
- مشخص شدن تاریخ تحویل کالا
- شفاف‌سازی اطلاعات معامله و جلوگیری از هرگونه سوءاستفاده
- فراهم کردن فرصت مذاکره قبل از تهیه اینویس نهایی
- جلوگیری از اختلاف پس از تحویل کالا
- تسهیل و سرعت بخشیدن به تجارت
اینویس چیست؟
یکی دیگر از اسناد مهم تجارتی اینویس است که مشابه پروفرما بوده اما این سند کاربرد متفاوتی دارد. اینویس یا فاکتور تجاری توسط صادرکننده یا فروشنده کالا برای خریدار یا واردکننده صادر شده و شامل جزئیاتی از اطلاعات مربوط به معامله است. از فاکتور تجاری به‌عنوان یکی از اسناد مهم برای ترخیص کالاها از گمرک استفاده می‌شود. در واقع این سند منبعی برای محاسبه حقوق و عوارض گمرکی و سایر هزینه‌های مربوط به واردات است.
چه اطلاعاتی در اینویس قید می‌شود؟
این سند دارای قالب مشخصی نبوده و هر فروشنده‌ای می‌تواند قالب متفاوتی برای آن داشته باشد. اما اطلاعاتی که در این سند ذکر می‌شود ضروری بوده و شامل موارد زیر است:
- بیمه
- تاریخ صدور
- شماره سریال
- شرایط حمل و نقل کالا
- قیمت هر عدد محصول
- مشخص کردن کالاهای ارسالی
- پارت نامبر (Hs code)
- تعداد و واحد کالا
- ارزش کل کالاها
- کشور مبدأ و مقصد
- نام، شماره تلفن و نشانی کامل فروشنده و خریدار
تفاوت پیش فاکتور و اینویس چیست؟
برخلاف نظر بسیاری از افراد که فکر می‌کنند پیش فاکتور و اینویس مشابه یکدیگر هستند این دو سند با هم تفاوت‌هایی دارند. در ادامه تفاوت‌های هر یک از این اسناد را بررسی خواهیم کرد.
پیش فاکتور قبل از خرید و واردات کالا استفاده می‌شود. این سند به خریدار اجازه می‌دهد تا اطلاعاتی درمورد هزینه‌ها و جزئیات معامله کسب کند. پیش فاکتور جهت برنامه‌ریزی هزینه‌ها و همچنین برنامه‌های واردات و تجارت کاربرد زیادی دارد. خریداران با استفاده از پیش فاکتور یا پروفرما می‌توانند درمورد معامله خود تخمین زده و بدین صورت بودجه خود را مدیریت کنند. این در حالی است که اینویس در پایان خرید و قبل از واردات کالا مورد استفاده قرار می‌گیرد. اینویس یک گواهی خرید است که در گمرک نیز بررسی می‌شود.
در حالی که نوع اطلاعاتی که در هر دو نوع صورت‌حساب نشان داده می‌شود ممکن است مشابه باشد، اینویس باید نمایانگر جزئیات نهایی و توافق شده معامله از جمله هرگونه اطلاعات اضافی لازم برای کنترل صادرات یا واردات باشد.
پیش فاکتور توسط خریدار و فروشنده برای مذاکره در مورد قیمت و شرایط فروش استفاده می‌شود. همچنین ممکن است خریدار برای دریافت هر گونه مجوز واردات و تهیه اسناد و سایر فرآیندهای پرداخت از این سند استفاده کند. این در حالی است که اینویس نه تنها ابزاری برای وصول پرداخت است، بلکه توسط گمرک برای شناسایی عوارض، مالیات و سایر هزینه‌های واردات و اطمینان از رعایت الزامات صادراتی استفاده می‌شود. همچنین اطلاعات لازم برای انتقال کالا از فروشنده به خریدار را ارائه می‌دهد.
در جدول زیر یک بررسی کلی از تفاوت‌های این دو سند خواهیم داشت.
| کارکرد سند | اینویس | پروفرما |
| مورد استفاده برای حسابداری | + | + |
| اعلام ارزش کالا | + | + |
| استفاده قبل از ارسال | – | + |
| استفاده بعد از ارسال | + | – |
سخن پایانی
اگر قصد واردات را دارید می‌توانید از خدمات شرکت بازرگانی آستریا استفاده کنید. این شرکت با داشتن تجربه‌ای چند ساله در تجارت با چین و دبی و نیز آگاهی کامل از قوانین تجاری بین‌المللی می‌توانند در سریع‌ترین زمان و با کمترین هزینه تجارت شما را به سرانجام برساند.
بدون دیدگاه