LOI چیست ؟| سند استعلام بها

در معاملات بین المللی اسناد و مدارک مختلفی بین خریدار و فروشنده رد و بدل میشود. هدف از ارائه این اسناد و مدارک تضمین معامله و کاهش هرگونه ریسک است. یکی از این سند استعلام بها یا LOI است. از طریق LOI مقاصد تجاری خریدار برای فروشنده مشخص شده و طرفین بر سر آن توافق میکنند. اگر قصد واردات دارید لازم است تا بدانید که چگونه باید سند استعلام بها را تنظیم کنید و با کارایی آن آشنا شوید. در این مطلب قصد داریم تا به صورت تخصصی تر به بررسی LOI پرداخته و به شما بگوییم تا چه مواردی را باید در این سند رعایت کنید و به طور کلی این یکی از اصطلاحات حمل و نقل را برای شما شرح دهیم.

LOI به چه معناست؟

LOI مخفف واژه letter of intent و به معنی سند استعلام بها است. خریدار با استفاده از این سند به فروشنده اعلام میکند که چه چیزی نیاز دارد و میخواهد آن را به چه صورت خریداری کند. بنابراین با استفاده از این سند، فروشنده میداند که خریدار دقیقا چه فاکتورهایی برای خرید مد نظر دارد و از این رو در صورت توافق نیاز آن را برطرف میکند. لازم به ذکر است که این سند هیچ تعهدی را برای دو طرف معامله ایجاد نمیکند.

برای اینکه بدانید LOI چیست بگذارید تا به صورت دقیق تر و با ذکر یک مثال به شما توضیح دهیم. فرض کنید شما به عنوان یک مشتری میخواهید از کشور چین چمدان وارد کنید. شما بعد از این تامین کننده مورد نظر خود را پیدا کردید باید به او اعلام کنید که چه چیزی مد نظر دارید. یعنی بگویید که جنس چمدان چگونه باشد، اندازه های چمدان چقدر باشد، شرایط حمل ونقل به چه صورت است و چگونه میخواهید هزینه آن را پرداخت کنید. همه این موارد در سندی تحت عنوان استعلام بها یا همان LOI ذکر میشود.

چه مواردی در LOI ذکر میشود؟

در سند LOI مقاصد مختلف خریدار مشخص شده است که بر اساس آن فروشنده بداند باید چه چیزی ارائه یا تولید کند. در واقع به موجب این سند مشخص میشود که خریدار از فروشنده چه میخواهد. به همین دلیل لازم است تا در این سند اطلاعات زیر از جانب خریدار برای فروشنده مشخص شده باشد.

• نام شرکت خریدار
• نام محصول
• آنالیز محصول
• تناژ و حجم مورد نیاز
• نحوه حمل
• کشور مقصد
• نحوه پرداخت
• یا تسویه حساب
• تاریخ تحویل کالا
• تعداد پارتها جهت دریافت محصول

چرا از سند استعلام بها در معامله استفاده میشود؟

چه به عنوان یک خریدار مستقل باشید یا اینکه برای شرکت کار کنید برای معاملات تجاری نیاز است تا از سند استعلام بها استفاده کنید. دراین سند قصد شما بهعنوان خریدار محصول از این معامله مشخص میشود. بر این اساس فروشنده بر اساس نیاز شما دقت لازم را به کار میگیرد تا به هدف شما نزدیک شود.

هدف از LOI چیست؟

LOI ممکن است توسط طرفهای مختلف برای اهداف بسیاری استفاده شود. طرفین میتوانند قبل از مذاکره و نهایی کردن معامله تمام نکات و جزئیات دقیق در LOI برای تشریح برخی از شرایط اساسی استفاده کنند. به طور کلی هدف LOI دستیابی به موارد زیر است:

• مشخص کردن هدف معامله
• مشخص کردن جزئیات معامله
• حفظ اسرار موجود در استعلام بها
• پیشرفت کسب و کار
• کاهش خطر هرگونه سوء تفاهم
• اطمینان از اجرای برنامه ها
• مبنایی برای مذاکره بین خریدار و فروشنده

از LOI در چه زمانی استفاده میشود؟

LOI باید زمانی مورد استفاده قرار گیرد که خریدار درمورد خرید خود به یک نتیجه کلی رسیده باشد و بداند که قرار است چقدر برای این معامله هزینه کند. بنابراین قبل از بررسی کالا و نهایی کردن خرید باید از سند استعلام بها استفاده شود. LOI نباید فروشنده را غافلگیر کند در واقع بهترین کار این است که ابتدا به صورت شفاهی خریدار و فروشنده درمورد شرایط معامله توافق کنند. بعد از اینکه از عدم وجود شکاف قیمتی اطمینان حاصل شد خریدار میتواند این سند را به فروشنده دهد. به طور کلی روند خرید در تجارت بین الملل به صورت زیر است:

• جستجوی شرکت
• تجزیه و تحلیل مالی و ارزش گذاری
• استعلام بها
• راستی آزمایی و تحقیق و بررسی
• قرارداد فروش و خرید
• بستن قرارداد خرید

در LOI باید به چه نکاتی توجه شود؟

همانطور که گفته سند استعلام بها یا LOI به منظور اهداف مختلفی مورد استفاده قرار میگیرد. برای نوشتن این سند تجاری لازم است تا به مواردی توجه شود که در زیر به بررسی آن پرداخته ایم.

گیرندگان

LOI باید برای صاحبین کسب و کار ارسال شود و مشخص شود که چه کسانی در محدوده این پیشنهاد خرید مسئولیت دارند. اگر هر دارایی مهمی قرار است حذف شود باید در این سند به طور کامل بیان شود.

ماهیت LOI

LOI از نظر قانونی الزام آور نیست و جهت اطلاع بیشتر فروشنده از مقاصد مختلف خریدار در معامله نوشته میشود. لازم به ذکر است که این سند محرمانه بوده و نباید اطلاعات آن در جایی فاش شود.

اطلاعاتی درمورد خریدار

خریدار باید در این سند اطلاعاتی از خود نوشته و این اطمینان خاطر را برای فروشنده به وجود آورد که قابل اعتماد بوده و میتوانند معامله سودآوری برای هر دو طرف داشته باشند.

قیمت خرید

قیمت پیشنهادی خرید و برنامه پرداخت باید در این سند مشخص شود. هر گونه پرداختی به عنوان تضمین، وام های قرض گرفته شده و بدهی ها باید در این سند ذکر شود.

جدول زمانی

جدول زمانی برای خرید باید مشخص شده باشد. قبل از نهایی شدن تاریخ باید کارهای مختلفی از جمله بررسی دقیق، توافقنامه اشتراک و خرید، تهیه ترازنامه نهایی، مذاکرات قراردادهای مدیریت کلیدی، و غیره صورت گیرد.

شرایط، نمایندگی ها و ضمانت های مهم

خریدار باید هر شرط مهمی را که برای بسته شدن معامله باید رعایت شود، بیان کند. علاوه بر این، خریدار به ضمانت‌هایی از فروشنده نیاز دارد، مبنی بر اینکه تمام اطلاعات دریافتی درست و صحیح است، تمام دارایی‌های فهرست‌شده در واقع در اختیار و مالکیت شرکت قرار دارد و هیچ اطلاعات با اهمیتی پنهان نشده است.

انحصاری بودن

در یک دوره زمانی (معمولاً زمان مورد نیاز تا زمان بسته شدن) باید مشخص شود که فروشنده با هیچ خریدار دیگری مذاکره نخواهد کرد. این به خریدار اجازه میدهد تا به درستی تحقیقات خود را انجام دهد، هزینه های لازم را جمع آوری کرده و اقدامات لازم برای بستن قرارداد را نهایی کند.

چه کسانی باید LOI را امضا کنند؟

به طور کلی سند LOI توسط خریدار باید تهیه شده و به فروشنده داده شود. خریدار ممکن است سند استعلام بها را به صورت پیش نویس استفاده کرده یا از وکیل خود بخواهد تا آن را بنویسد. در نهایت این سند باید به امضای خریدار و فروشنده دربیاید.

فروشنده چقدر زمان دارد تا به LOI پاسخ دهد؟

معمولاً در نامه LOI مدت زمانی را که فروشنده باید به آن پاسخ دهد، مشخص شده است. به همین منظور برخی از LOI ها دارای تاریخ انقضا هستند و برخی ممکن است تاریخ انقضایی نداشته باشند که بسته به نظر خریدار تعیین میشود.

آیا سند LOI قانونی است؟

به صورت کلی این سند از نظر قانونی اعتبار ندارد اما با ذکر برخی موارد در آن به عنوان یک سند قانونی شناخته میشود. به عنوان مثال با ذکر حفظ انحصار در این سند الزامات قانونی باید رعایت شود. اگر شما به عنوان خریدار قصد دارید تا این سند را بنویسید بهتر است از یک وکیل متخصص کمک بگیرید.

اگر یکی از طرفین مفاد سند LOI را رعایت نکند چه اتفاقی مافتد؟

درمورد مفادهای که از نظر قانونی الزام آور نیستند هرگونه عدم اجرا مشکلی در روند معامله به وجود نمی آورد. در عین حال بندهایی که اعتبار قانونی دارند درصورت عدم رعایت قابل پیگیری است.

تفاوت بین LOI و قرارداد خرید چیست؟

یک LOI معمولاً زمینه ای را برای خرید قطعی فراهم و تنظیم میکند. این درحالی است که سند خرید مبتنی بر LOI بوده و علاوه بر ذکر جزئیات کلیدی شرایط خاصی به آن اضافه شده است.