در تجارت بین‌الملل وجود اسناد و مدارک الزامی بوده و از این طریق می‌توان روند واردات و صادرات را تسریع کرد. یکی از این اسناد پکینگ لیست است که صادرکنندگان کالا باید آن را به همراه بسته‌ها ارسال نمایند. با توجه به اهمیت این سند ما در ادامه به بررسی این سند که یکی از اصطلاحات حمل و نقل است می پردایم.
پکینگ لیست چیست؟
پکینگ لیست (Packing List) یا فهرست بسته‌بندی یا لیست بسته‌بندی یکی از اسناد تجاری است که در آن اطلاعات کاملی از بسته چون بسته‌بندی، نحوه بسته‌بندی، علائم و اعداد درج در بسته، وزن بسته، تاریخ و سایر مشخصات آن قید می‌شود. وجود پکینگ لیست باعث می‌شود تا فرایند لجستیکی با دقت بیشتری انجام شده و تضمین می‌کند که هم حاملان و هم تحویل‌گیرندگان، محموله را به درستی دریافت و مدیریت می‌کنند.
نام های دیگر پکینگ لیست
- برگه بسته بندی
- لیست مشتری
- لیست عدل بندی
- صورتحساب بسته
اهمیت وجود پکینگ لیست در تجارت
پکینگ لیست یا فهرست‌بندی کالاها همان‌طور که گفته شد یکی از اسناد مهم در تجارت بین‌الملل است. وجود این سند اهمیت زیادی دارد که ما در زیر به بررسی هر یک از دلایل اهمیت آن پرداخته‌ایم.
شناسایی و تأیید آسان‌تر محموله‌ها
پکینگ لیست فهرستی دقیق از محصولات موجود در محموله را ارائه می‌دهد و با استفاده از آن شناسائی و تأیید بسته توسط فرستنده و گیرنده آسان‌تر خواهد بود. این ویژگی به‌خصوص برای بارهایی که در حجم بالا ارسال می‌شوند و کنترل و شناسایی آنها از اهمیت زیادی برخوردار است کاربرد دارد.
ساده‌سازی فرآیندهای انبارداری و توزیع
با ارائه توضیحات دقیق محصول در پکینگ لیست فرآیند انبارداری و توزیع تسهیل می‌گردد. پرسنل انبار می‌توانند از این اطلاعات برای سازماندهی مؤثر محصولات در انبار و آماده‌سازی مناسب محموله‌ها برای حمل و نقل استفاده کنند.
مدیریت آسان‌تر موجودی
فهرست بسته‌بندی به شرح مفصلی از محصولات در حال ارسال است که مدیریت موجودی را برای حامل و گیرندگان آسان‌تر می‌کند. این به شما امکان می‌دهد تا از موجودی بسته به طور دقیق اطلاع داشته و بتوانید اختلافات بین اقلام تحویل شده و دریافتی را شناسایی کنید.
کاهش خطر خطا و تلفات
لیست بسته‌بندی با ارائه مستندات دقیق و کامل از محتویات محموله به کاهش خطر خطا و ضرر در حین حمل و نقل و تحویل کمک می‌کند. این کنترل شفاف باعث می‌شود تا عملیات حمل و کنترل کارآمد و پایدارتر باشد و بسته‌ها بدون خطا و گم شدن به مقصد برسند.
تحویل سریع‌تر
پکینگ لیست علاوه بر اینکه روند حمل و نقل کالاها را بهبود می‌بخشد، باعث شده تا محموله سریع‌تر به مقصد برسد. علاوه بر این، فناوری‌های پیشرفته مانند نرم‌افزار TMS به مدیریت لیست بسته‌بندی اجازه می‌دهد تا با سایر عملکردهای لجستیک مانند برنامه‌ریزی مسیر و مدیریت ناوگان ادغام شده و کارایی فرآیندهای لجستیک را بهبود بخشد.
انواع فرمت پکینگ لیست
فرمت پکینگ لیست بسته به نیاز و ترجیحات شرکت‌ها و صنایع می‌تواند متفاوت باشد. برخی از شرکت‌ها، پکینگ لیست‌های آماده را مورد استفاده قرار می‌دهند. این در حالی است که برخی دیگر از آنها ترجیح می‌دهند فرمت مخصوص به خود را داشته باشند. لازم به ذکر است که صرف نظر از فرمت انتخاب شده باید اطلاعات پکینگ لیست کامل و واضح باشد تا نیازهای مشتریان و سایر افراد را برآورده کند. ما در زیر چند فرمت رایج پکینگ لیست را معرفی کرده‌ایم.
قالب‌های از پیش ساخته شده
قالب‌های آماده زیادی به‌صورت آنلاین موجود است که می‌توان از آنها به‌صورت رایگان یا اشتراک دانلود استفاده کرد. این الگوها اغلب به گونه‌ای طراحی می‌شوند که به‌راحتی قابل سفارشی‌سازی باشند. این قالب‌ها شامل فیلدهای از پیش تعریف شده برای اطلاعاتی مانند نام محصول، کمیت، توضیحات و وزن هستند.
فرمت‌های سفارشی‌شده
برخی از شرکت‌ها بسته به نیاز خود از پکینگ لیست‌های مخصوصی استفاده می‌کنند. در واقع این پکینگ لیست‌ها حاوی اطلاعاتی بوده که برای شرکت مورد نظر دارای اهمیت بیشتری است. این نوع پکینگ لیست‌ها شامل فیلدهای اختیاری یا سفارشی شده با توجه به نیاز شرکت یا مشتری باشند. به عنوان مثال، ممکن است شامل فیلدهایی برای شماره سریال، بارکد، دستورالعمل‌های خاص یا سایر اطلاعات مربوط به تحویل محصول باشد.
فرمت‌های دیجیتال
با پیشرفت تکنولوژی، شرکت‌های بیشتری از قالب‌های لیست بسته‌بندی دیجیتال به‌جای اسناد کاغذی استفاده می‌کنند. این فرمت‌های دیجیتال می‌توانند شامل فایل‌های PDF، صفحات گسترده یا یک سیستم مدیریت انبار (WMS) باشند که به شرکت‌ها امکان می‌دهد لیست‌های بسته‌بندی را به‌صورت دیجیتالی ایجاد و مدیریت کنند. فرمت‌های دیجیتال دارای مزایای متعددی از جمله امکان ویرایش آسان و اشتراک‌گذاری اسناد است.
مراحل ایجاد لیست بسته‌بندی
برای ساخت لیست بسته‌بندی باید یک سری مراحل را پشت سر گذاشت. به همین منظور ما در زیر مرحله به مرحله کامل کردن این نوع لیست را شرح خواهیم داد.
مرحله اول: جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز
قبل از شروع به ایجاد یک لیست بسته‌بندی، جمع‌آوری تمام اطلاعات مورد نیاز در مورد محصولاتی که قرار است ارسال شوند، از جمله نام، مقدار، اندازه و وزن بسیار مهم است.
مرحله دوم: انتخاب قالب مناسب برای لیست بسته‌بندی
انتخاب قالب لیست بسته‌بندی بر اساس نیاز شرکت باید باشد. تفاوتی ندارد که این قالب به‌صورت از پیش آماده شده یا قالب سفارشی است در هر صورت باید اطلاعات کاملی بر اساس نیاز شرکت در آن شرح داده شده باشد.
مرحله سوم: مشخص کردن محصول و مقدار
مقدار هر محصول در محموله باید به طور دقیق ذکر شود. این کار باعث می‌شود تا از احتمال بروز هر گونه خطا و سردرگمی برای تحویل‌گیرندگان کاهش پیدا کند.
مرحله چهارم: تأیید اطلاعات
قبل از نهایی کردن لیست بسته‌بندی، تمام اطلاعات وارد شده را به دقت بررسی کرده تا از صحت و سازگاری اطمینان حاصل کنید. هر گونه اشتباه یا ناهماهنگی را تصحیح نموده و اسناد را مطابق با رویه‌های تعیین شده شرکت بررسی کنید.
نکات مهم برای تهیه پکینگ لیست
برای اینکه پکینگ لیست کارایی بیشتری داشته باشد برای تهیه آن لازم است به یک سری نکات توجه شود. ما در زیر نکات کاربردی برای بهینه‌سازی این لیست را شرح داده‌ایم.
- از زبان واضح و ساده استفاده کنید؛ از بیان اصطلاحات مبهم یا گیج‌کننده در توضیحات محصول خودداری کنید. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات به‌راحتی برای فرستنده و گیرنده محموله قابل درک بوده و به روشنی توضیح داده شده که چه چیزی در بسته‌بندی است.
- اطلاعات را به‌صورت منطقی سازماندهی کنید؛ لیست بسته‌بندی را طوری بنویسید که اطلاعات به طور منطقی سازماندهی شده و به‌راحتی قابل پیگیری باشد. شما می‌توانید گروه‌بندی محصولات بر اساس دسته یا نوع برای مرور و ویرایش آسان انجام دهید.
- دستورالعمل‌های خاص یا الزامات ویژه در آن شرح داده شده باشد؛ اگر دستورالعمل‌های خاص یا الزامات خاصی دارید که باید در هنگام ارسال یا دریافت محصول در نظر گرفته شود، حتماً آنها را در برگه بسته‌بندی درج کنید. این الزامات ممکن است شامل نحوه حمل محصولات شکننده، نگهداری در دماهای خاص یا سایر جزئیات مهم باشد.
- اطمینان حاصل کنید که اطلاعات کامل است؛ قبل از ارسال، مطمئن شوید که لیست بسته‌بندی شامل تمام اطلاعات لازم و به‌روز است. برای این کار مطمئن شوید که برای هر محصول مقادیر صحیح وارد و هر گونه تغییر نهایی در حمل و نقل قید شده است.
- از بارکد یا سایر سیستم‌های شناسایی استفاده کنید؛ در صورت امکان از بارکد یا سایر سیستم‌های شناسایی برای تسهیل ردیابی و شناسایی محصول در طول فرآیند لجستیک استفاده کنید. این کار باعث تسریع پردازش محموله شده و خطر خطا را کاهش می‌دهد.
- یک کپی از لیست بسته‌بندی برای سوابق خود نگه دارید؛ این کار باعث می‌شود تا در صورت وجود انحراف یا شکایت در تحویل بتوانید از آن استفاده کنید.
بدون دیدگاه